必读：劳动合同电子化将带来怎样的变化？

不久前，国务院颁布了《国务院关于在线政务服务的若干规定》。一条看似没有多少内容的规定引起了一些小伙伴的注意。无独有偶，在4月份的时候，有一家会员单位想做电子合同签订，目前已经有系统了，但是为了确保电子合同效力问题，希望能出具类似可以公证电子合同有效的文件或者说明。当时由于相关规定还没有出台，对此我们认为电子合同的效力在司法实践中目前还有较大争议，最好可以考虑跟当地司法部门进行沟通。

由此可见，劳动合同电子化已经形成了一定的认知和趋势，在未来一段时间内会形成一种业务+形式+流程+取证+判定等多方面的调整和改变。今天我们就此话题来进行分析。

本期推文探讨话题如下：

1.劳动合同电子化是否合规？

2.传统纸质合同VS新型电子合同

3.劳动合同电子化对HR工作流程的改变

4.劳动合同电子化对司法实践中取证的改变

01.劳动合同电子化是否合规？

劳动合同电子化是否合规，除了以往必要的合规程序外，相比与传统纸质合同，还需要看两个方面：

（1）电子化行为本身是否被认可？

（2）电子签名、电子印章是否被认可？ 

关于第一个问题，我们可以通过一些法律文件来进一步得到支持。例如《中华人民共和国劳动合同法》第十条规定：“建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。”这里的“书面”是否仅限于纸质还是其他形式，在劳动相关法律中目前对此并没有明确的规定。

但《中华人民共和国合同法》第十一条规定：“（合同的）书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”《中华人民共和国电子签名法》第四条也规定：“能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式。”该条解释应该同样适用于“书面劳动合同”的解释。各地的司法实践也不断在印证上述观点。 

关于第二个问题，就是《国务院关于在线政务服务的若干规定》提出的重点：第八条　政务服务中使用的符合《中华人民共和国电子签名法》规定条件的可靠的电子签名，与手写签名或者盖章具有同等法律效力。什么是可靠的电子签名，大家可以去查阅这部《电子签名法》，写的清清楚楚，明明白白。 

基于此，我们已经能够明确：合法合理的电子劳动合同是能够得到司法和实践的认可的，从合规角度来看，电子劳动合同已经不存在很大的障碍，只是一个认知和接受程度的问题。 

02.传统纸质合同VS新型电子合同

凡事存在即有其合理性，新型电子合同的诞生和发展，必然对传统纸质合同是一种挑战，就好像saas系统对excel的挑战一样，那么适用传统纸质合同与新型电子合同究竟有什么区别呢？

从签约成本上来说，尽管传统纸质合同需专人管理，耗人力；需耗费纸张，占空间；

需快递运输，耗财力，而新型电子合同并不需要上述成本，但新型电子合同前期一般都需要一个平台、系统，甚至眼下许多企业必须要依靠使用第三方，例如法大大等才能完成。所以从成本上来说，双方的差距没有那么大。

签约效率和签约保管大家很容易理解，这也是新型电子合同优于传统纸质合同的特色所在。签约流程和签约取证我们分别会在下文继续和大家探讨。除此之外签订形式的多样化也是新型电子合同的优点，手机，电脑，平板等都可以作为电子合同签订的平台，这么便捷方便也难怪能够有比较好的市场。

03.劳动合同电子化对HR工作流程的改变

当企业的劳动合同电子化以后，签约流程工作对于HR来说势必然会发生一定的改变。举个例子，原来HR对于劳动合同签订的流程一般为：

如果是全国性、集团性公司，对于外地员工合同的签订和保管可能更为繁琐，流程更多，不确定性更强。当劳动合同电子化时，相应工作流程会发生如下变化：

其中出具技术报告，司法鉴定以及申请仲裁都是根据企业涉及到的需求而提供，并非每份合同都需要，但企业往往出于安全以及各方面的考虑，后续的流程可能会出现在电子化劳动合同的签订流程中。

04.劳动合同电子化对司法实践中取证的改变

大家都知道，在以往的劳动合同争议中，除去对劳动合同里内容的争议外，最常见的就是两种：第一种是员工表示没有签订过劳动合同；第二种就是员工表示劳动合同不是自己签订的。实际上又回到我们第一个标题中那两个问题，就是电子化合同本身是否能被认可+电子签名能否被认可。

对于第一种情况，员工表示没有签订过电子劳动合同，作为企业来说就要将签订过的电子劳动合同进行举证。但电子证据在以往实践中取证难度大，被采信度也往往不高，其主要原因在于电子证据的防篡改性较差。基于此，例如法大大提供了电子合同真伪的验证接口，任何一方都可以将电子劳动合同拖曳至供应商提供的验证窗口验证真伪。 

另外，法大大还会将每一份签署后的电子文件哈希值（用于比对电子文件是否被篡改和鉴别真伪）同步到与法大大系统对接且具有司法厅审批的、有电子证据司法鉴定资质的司法鉴定中心，在司法过程中，如果当事人对已签署的电子劳动合同有异议，可申请由该司法鉴定中心出具司法鉴定报告。

对于第二种情况，同样可以通过技术性操作“数字签名”+已有数据的嵌入“身份认证”等作为强有力的证据链来获得司法实践的认可。